我校常用文件种类有：决议、决定、意见、通知、通报、报告、请示、规定、会议纪要、批复、函等。在编发过程中，需注意以下事项：

一、文种选择

1.上行文要注意区分“请示”和“报告”。“报告”是现在时、过去时，“请示”是将来时；“报告”有去无回，上级机关阅知即可，不作批复，“请示”有去有回。为便于上级机关答复，应提供联系人姓名和电话。

2.注意区分“请示”与“函”。常见错误主要表现为以函的形式作请示，函不能对上级使用，是不相隶属机关之间使用的文种。对教育厅下属处室或聊城市有关职能部门行文可以用函。

二、拟办单位拟稿

1.拟办单位根据工作需要，按照文件格式的有关要求起草文稿，文稿应采用A4纸竖排打印方式，文件要符合上级文件精神，符合我校实际，并注意与以往政策衔接好，不得与现行政策制度相矛盾。

（1）用语要准确凝练、庄重平实、规范简洁、通俗易懂；避免出现逻辑结构混乱、病句、漏字、多字、错别字等现象；引文、数字、人名、地名、图表、标点符号等用法要规范；文件引用的数据必须以学校公布的统计数据为准，不同出处的数据如果不一致，须向职能部门核实。

（2）文件格式上应注意以下问题：

①上报文件标题中必须标明单位名称和文件种类，如“聊城大学关于XX的请示”。

②标题为黑体小二号字体，正文为小三号字体，其中，一级标题为黑体，二级标题为仿宋加粗，三级标题为楷体，其它皆为仿宋体。

③结构层次序数，第一层为“一、”,第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。序数可缺层选用，但不得颠倒使用。

④每页应插入页码，页码居中；每段段首空两个字，行间距设为28磅。

⑤落款应包括单位名称和日期。党委文件落款时间用阿拉伯数字，如“2011年7月7日”，行政文件落款时间用中文数字，如“二〇一〇年七月七日”。

⑥文件中的数字，除日期、部分结构层次序数和在词、词组、专用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他应使用阿拉伯数字。

⑦引用文件应当先引标题，后引发文字号。如《聊城大学“十二五”发展规划》（聊大发〔2011〕1号）。同时，注意避免写成《聊城大学“十二五”发展规划》（聊大发【2011】1号）

2.文件初稿在送秘书科初审前，拟办单位要认真填写发文稿的相关内容，需要填写的内容包括：文件标题、附件、拟办单位、拟稿人、部门负责人签字、主管校领导签字、报送单位、抄送单位等。填写时用黑色签字笔，发文稿须到秘书科领取。